Tietosuojaseloste

Lappeen Riento ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  1.5.2018

Lappeen Riento ry (0162188-8)
Harapaisentie 7, 53500 Lappeenranta
toimisto(at)lappeenriento.fi

Riitta Häkämies / Lappeen Riennon toimisto / Lappeen Riento ry
Harapaisentie 7, 53500 Lappeenranta
toimisto(at)lappeenriento.fi

Lappeen Riennon jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Lappeen Riento ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
  • tapahtumien ilmoittautumishallinta

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Lappeen Riento ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Lappeen Riento ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Lappeen Riento ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, kuten henkilötunnus ja syntymäaika

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Henkilötunnus ja syntymäaika
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai tapahtumiin ilmoittautuessa tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Lappeen Riento ry:lle.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisterinpitäjä käyttää suomalaista Nimenhuuto.com-palvelua joukkueiden tapahtumista (esim. harjoitukset) tiedottamiseen ja tapahtumiin ilmoittautumiseen. Tätä varten Nimenhuuto.com käsittelee osaa seuran henkilötiedoista. Käsiteltävät tiedot on listattu Nimenhuudon sivulla. Nimenhuudossa olevat tiedot on huolellisesti suojattu palvelun tietosuojaselosteen mukaisesti. Nimenhuudon tietokannat sijaitsevat EU-alueella, eikä henkilötietoja siirretä EU:n ulkopuolelle. Joukkueiden manageri-jäsenet voivat listata ja ylläpitää henkilötietoja joukkueen Nimenhuuto-sivulla (valikon kohta Pelaajalista), ja tarvittaessa poistaa henkilön tiedot Nimenhuudosta napin klikkauksella. Nimenhuutoon lisättyjä henkilötietoja ei anneta kolmansille osapuolille.

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään Lappeen Riento ry:n jäsenyyden ajan
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään Lappeen Riento ry:n jäsenyyden ajan
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.